Учебный центр

"Профи-плюс"

Создайте будущее, которого вы достойны

8 (8452) 98-50-24
8 (8452) 34-65-99
8 (8452) 34-69-22

г. Саратов, пл. Советско-Чехословацкой дружбы,
корпус 336

Помощник руководителя

pomoshnik

Хороший помощник руководителя – это незаменимый человек, выполняющий самый широкий спектр функций, от секретаря до заместителя руководителя, доверенное лицо и иногда – второй человек в компании. Поэтому люди высокой квалификации и личной преданности, выполняющие эту работу, ценятся очень высоко.

Зачастую помощниками руководителя становятся переросшие свои прямые обязанности секретари, офис-менеджеры, руководители приближенных к начальнику отделов. Очень часто помощник руководителя совмещает свои обязанности с выполнением других функций – например, переводчика или юриста.

Сформулировать полностью должностные обязанности личного помощника достаточно сложно. Он должен уметь многое, в том числе, и читать мысли первого лица компании, и уже по звонку определять настроение босса, и не обращать внимания на недовольство в свой адрес. Самые главные требования, которые предъявляет руководитель к личному помощнику, – это высокие человеческие качества будущей «правой руки» и высокий уровень профессионализма в деле выполнения любого поручения. Но наиболее важным в выборе помощника является момент совместимости. Руководитель скорее отдаст предпочтение человеку с менее скромным послужным списком, но находящимся с ним «на одной волне», чем крутому специалисту, но с шероховатостями при первом знакомстве.

Личный помощник должен быть лояльным и преданным как руководителю, так и компании в целом. Как правило, он работает не за деньги, а за идею, и именно это ценно в первую очередь. Начальник должен быть абсолютно уверен в своём помощнике, ведь тот знает о нём всё, бывает у него дома, обладает немалым количеством конфиденциальной информации. По работе личного помощника партнёры и клиенты могут судить о делах в компании. Также он служит своеобразным барометром состояния дел на фирме в глазах сотрудников.

Что предстоит делать

У помощника масса обязанностей – от секретарских до заместительских. Итак, что обычно должен делать личный помощник и каковы сферы его деятельности?

 

Тайм-менеджмент:

  • составление и планирование графика начальника – договариваться о встречах, отслеживать его рабочее расписание;
  • фиксировать и напоминать руководителю о том, что он должен сделать, информировать его о дедлайнах, встречах, поездках и прочих деловых мероприятиях.

  

Организация и обеспечение рабочих мероприятий:

  • подготавливать и проводить встречи, переговоры, совещания, презентации, требующие участия начальника, вести протоколы, рассылать уведомления и пригласительные письма участникам мероприятий, а также предоставлять им информацию об итогах встреч;
  • организовывать или контролировать организацию командировок (подготовка проездных документов, организация размещения, транспорта, переводчика и т.д.).

 

Ведение документации:

  • работа с почтой – сортировать почту по степени важности и срочности, знать, куда следует переадресовывать письма;
  • работа с документами – грамотно со всех точек зрения составлять или редактировать необходимые деловые бумаги, письма, заявления и т.д.

 

Поддержание деловых контактов:

  • отвечать на телефонные звонки; знать, кого и когда можно соединить с шефом, кого – нет, кого – переключить на другое ответственное лицо, и почти всегда принимать эти решения самостоятельно;
  • ограждать руководителя от ненужных контактов, делая это без ущерба для имиджа начальника и вашей компании.

 

Работа офис-менеджера:

  • следить за тем, чтобы рабочее место руководителя полностью отвечало его требованиям, чтобы в его кабинете, чтобы всё работало, а необходимые расходные материалы были всегда под рукой;
  • поддерживать контакты с поставщиками, знать, как и куда обратиться, чтобы оперативно решать проблемы с техническим обеспечением процесса работы.

 

Работа заместителя:

  • находить для шефа нужную информацию, причём делать это быстро, зная, куда и к кому следует обращаться с теми или иными вопросами;
  •  самому решать часть вопросов – например, о проведении тех или иных встреч;
  • при необходимости представлять начальника на деловых мероприятиях, выражать его позицию и отвечать на вопросы.

Обязанности отличаются не только в зависимости от того, какие функции считает необходимым возлагать на него босс, но и в соответствии с требованиями компании.

Как в маленьких, так и в больших фирмах личный помощник может совмещать эту должность с руководством отделами или, наоборот, делить свои функции с другими работниками.

 

Программа курса:

 

  1. Деловой дресс-код
  2. Интерьер офиса
  3. Работа с посетителями
  4. Бизнес субординация
  5. Техника общения по телефону
  6. Деловая переписка
  7. Организационное обеспечение командировок руководителя
  8. Делопроизводство для помощника руководителя компании
  9. Состав документации современных организаций
  10. Состав и оформление основных документов
  11. Работа с документами
  12. Систематизация и хранение документов
  13. Кадровое делопроизводство
  14. Этикет делового общения
  15. Деловая встреча и переговоры
  16. Официальные приемы
  17. Менеджмент офиса
  18. Конфликтология
  19. Психология отношений в трудовом коллективе
  20. Тайм — менеджмент

 

 

Запишитесь

на курс «Помощник руководителя»

по телефонам:

 

98 — 50 — 24

34 — 65 — 99

34 – 69 – 22

или оставьте  заявку на сайте